Værktøjer til sagsbehandling

Online sagsbehandling

For at hjælpe selve sagsbehandlingen af de enkelte ansøgninger på vej og lette arbejdet med din tilskudsadministration rummer AdminEaze en række værktøjer til både bevilling, samarbejde, kommunikation og personlige noter.

Bevilling

BEVILGET BELØB
Hvis du ønsker at benytte de økonomistyringsfunktioner som systemet rummer, kan du indsætte det beløb du har bevilget direkte på den enkelte ansøgning. På den måde har du altid data til rådighed om, hvor stor en del af dit budget du har bevilget. Den indtastede bevilling kommer desuden let med i din svarskrivelse til ansøgeren, hvis du ønsker det - også når du massebehandler svar.

GODKEND
Når du benytter godkend-funktionen, får du direkte adgang til at skrive en besked om bevillingen til din ansøger. Du har mulighed for at udvikle standardsvar som du gemmer i systemet og for at vedhæfte relevante bilag til din besked, og du har også mulighed for at foretage massebehandling af svar. Beskeden ligger i systemet, og dine ansøgere får automatisk en notifikation i deres mailboks, så du sikrer dig, at de ikke går glip af vigtigt nyt. For ansøgerne betyder en godkendelse desuden, at de automatisk får frigivet evalueringsskemaet. På den måde ligger det klar til at blive udfyldt, så snart deres projekt er gennemført.

AFSLÅ
Afslå-funktionen fungerer ligesom godkend-funktionen, og ligesom ved besked om bevilling har du mulighed for at massebehandle afslag.

Samarbejde

VURDERING
Hvis du får mange ansøgninger, kan det være en stor hjælp at klassificere efter, hvor egnede de er til at modtage din støtte. Derfor stiller vi et vurderingsværktøj til rådighed, der giver dig mulighed for at bedømme ansøgningerne på en skala fra én til fem stjerner. Hvis du samarbejder med flere i bedømmelsen af den enkelte ansøgning ser du både din egen vurdering og den gennemsnitlige vurdering af den enkelte ansøgning. 

Man kan naturligvis aftale sine bedømmelseskriterier nøjagtig som man vil, men her har du vores forslag til, hvordan du benytter stjernevurderingen:

5 Stjerner
Ansøgningen godkendes uden forbehold, da ansøgningen falder indenfor vores formål, beløbet skønnes rimeligt og ansøgningen til fulde lever op til vores forventninger og krav.

4 Stjerner
Ansøgningen bør godkendes, idet ansøgningen falder indenfor vores formål og ansøgningen overordnet set lever til vores forventninger og krav, men der kan blive tale om ændringer til beløbet og/eller være behov for at stille særlige krav til ansøger i forbindelse med godkendelsen.

3 Stjerner
Ansøgningen kan godkendes eller afvises. Ansøgningen falder indenfor vores formål, og dens kvalitet lever i et vist omfang op til vores forventninger, men der er en række tvivlsspørgsmål vedrørende indhold og/eller økonomi, der skal afklares. Der kan blive tale om ændringer til beløbet og/eller være behov for at stille særlige krav til ansøger i forbindelse med en eventuel godkendelse.

2 Stjerner
Ansøgningen bør afvises. Ansøgningen falder indenfor vores formål, men dens kvalitet lever ikke op til vores forventninger og krav.

1 Stjerne
Ansøgningen afvises, da den ikke falder indenfor vores formål.

SEND BESKED
Du kan også have behov for at samarbejde med en ansøger og fx bede om supplerende information inden du går i gang med selve sagsbehandlingen. Derfor har du mulighed for at komme i kontakt med ansøgeren direkte fra værktøjslinjen på den enkelte ansøgning. 

 

Personlige noter

SKRIV NOTE
Du kan effektivisere din sagsbehandling ved at benytte systemets notefunktion. Du kan dele noterne med dine kolleger, og de ligger lige ved hånden ved den enkelte ansøgning. På den måde bliver du helt fri for papir og pen, og du ved, at du altid kan finde dine noter til den enkelte ansøgning lige der, hvor du har allermest brug for dem.